Los viajes de negocios son esenciales para que tu empresa crezca y se extienda de manera territorial, pues generan nuevas oportunidades comerciales. Sin embargo, estos traslados pueden ser un dolor de cabeza si no se planean de manera adecuada y si no tienes conocimiento del tema.
Para poder eficientar tiempos, costos y evitar sorpresas, pon atención a estos 9 tips sencillos para que puedas controlar y gestionar los viajes de tus empleados:
1. Planifica los viajes y realiza reservas. Es importante que planees y calendarices los viajes de cada uno de los empleados, esto te permitirá buscas las mejores opciones de hospedaje, logrando así que puedas hacer reservas anticipadas donde podrás conseguir tarifas adecuadas (e incluso en descuentos).
2. Hospedaje. Debido a las distancias o las actividades de cada trabajador, algunos viajes requieren de cierta permanencia en los destinos. Deberás contemplar las ubicaciones de las reuniones, las opciones de hoteles cercanas al lugar, las distancias y los tiempos que le llevaría al empleado llegar hasta su punto de encuentro. Claro, no debes olvidar la comodidad.
3. Compara precios. Esto es fundamental. Los precios cambian constantemente, incluso por minutos de diferencia, por lo que es muy importante buscar, comparar y sobretodo reservar con anticipación para conseguir un buen precio.
4. Gastos y facturas. Recuerda que todo gasto debe tener un comprobante que sustente el mismo, y cuando hablamos de comprobante nos referimos a facturas y no ha notas de remisiones u hojas de papel. Pídele, y educa a tu personal que todo gasto generado durante su viaje debe tener una factura que lo avale.
<<Te puede interesar: «6 hoteles de playa para tener una Luna de Miel increíble»>>
5. Presupuestos e imprevistos. Tú defines el monto asignado por día para cada empleado durante sus viajes. Dentro de ese presupuesto deberás contemplar imprevistos, un porcentaje mínimo, pero tenlo en mente para evitar los trámites internos de deudas a los empleados por gastos extras.
6. Tarjetas corporativas. Utilizar este tipo de herramientas te ayudará a controlar los gastos que tus empleados realizan, pues te ayudan a planificar, ahorrar y a establecer un límite de gastos.
7. Nunca reembolsar gastos. Una vez que hayas bajado las reglas a seguir durante los viajes, será fundamental que, todos los costos NO autorizados, no sean reembolsables y eso lo tienen que tener claro tus empleados. Recuerda que la excepción se puede convertir en regla.
8. Crea una política de viajes. Es muy importante establecer y comunicar adecuadamente a los empleados las políticas de viajes, mismas que deberán contener: normas para viajar, clase a elegir, procesos de aprobación previos a la realización de la reserva y muchas más. Esto te traerá ahorros significativos.
9. Genera alianza con proveedores de viajes. A veces buscar vuelos, hoteles y traslados, así como ubicaciones y zonas, puede ser un trabajo que te lleve mucho tiempo, y más cuando no estás familiarizado con el tema, por eso, te recomendamos que busques un proveedor que te ayude con ese trabajo. Un ejemplo claro son las Agencias de Viajes, pues gracias a su experiencia y relaciones, te simplificarán el trabajo y, en caso de tener algún imprevisto, serán ellas quienes tengan que resolver los detalles. Analiza el costo beneficio de tener una alianza de este tipo a largo plazo, verás que te ahorrarás mucho dinero.
Esperamos que estos 9 tips sencillos para que puedas controlar y gestionar los viajes de tus empleados te haya sido útil.
En Viatge – Agencia de Viajes trabajamos con muchas empresas donde les hemos ayudado a optimizar tiempos y controlar más sus gastos. ¡Haz la prueba!
